LẬP KẾ HOẠCH BÁN HÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG S&OP - PHẦN II: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
LẬP KẾ HOẠCH BÁN HÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG S&OP - PHẦN II: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
LẬP KẾ HOẠCH BÁN HÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG S&OP - PHẦN II: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
Phần thứ hai của loạt bài gồm ba phần bao gồm quy trình Lập kế hoạch Bán hàng và Hoạt động (SNOP). Như đã thảo luận trong Phần I, SNOP đã nhận được rất nhiều sự chú ý trong vài năm qua. Có một số nghiên cứu toàn ngành trong khu vực.
Ngày càng nhiều Doanh nghiệp đang nhận ra giá trị của nó trong việc cải thiện kế hoạch chiến thuật và hoạt động để chuẩn bị chuỗi cung ứng đáp ứng nhu cầu khách hàng dự kiến. SNOP dường như đang thúc đẩy các lợi ích của chuỗi cung ứng như đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng đồng thời dẫn đến giảm hàng tồn kho và giảm thiểu chi phí vận hành chuỗi cung ứng.
Ngoài ra, một chỉ số cho thấy mối quan tâm lâu dài hơn đối với quy trình SNOP là thực tế, theo AMR Research, các công ty đã chi hơn 12 tỷ đô la cho phần mềm ứng dụng lập kế hoạch chuỗi cung ứng trong 6 năm qua. Tuy nhiên, trong khi chi một số tiền đáng kể cho phần mềm liên quan đến SNOP, họ lại không thấy được những lợi ích mà họ mong đợi vì nhiều người đã không thay đổi quy trình để tận dụng hoàn toàn công nghệ cho phép.
Do đó, cơ sở lý luận cho mục này là để xem loại công nghệ nào là cần thiết để hỗ trợ cho quá trình SNOP.
- The need of Technology
Đầu tiên và quan trọng nhất, chúng ta ta cần nhận ra rằng bản thân công nghệ phần mềm không hữu ích lắm. Nó trở nên hữu ích khi một DN bắt đầu cải tiến quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, thông thường, nếu không ứng dụng công nghệ, một quy trình kinh doanh như S&OP rất cồng kềnh và không thể hỗ trợ quy mô cần thiết để đạt được tất cả các lợi ích của nó. Trong trường hợp đó, công nghệ trở nên cần thiết, nhưng không đủ. Thông thường, quy trình giải quyết một tập hợp các nhu cầu phức tạp lớn đòi hỏi mức độ tự động hóa và tính tinh vi vượt xa những gì có thể đạt được với các quy trình thủ công chỉ được hỗ trợ bởi bảng tính máy tính.
Lấy ví dụ, nhu cầu lập kế hoạch của một công ty sản xuất đa quốc gia trong danh sách Fortune 500 điển hình. Quy trình SSOP của nó có thể cần phát triển các kế hoạch hàng tuần từ 6 đến 18 tháng cho các yếu tố cung - cầu sau:
- Nhu cầu của khách hàng về Đơn vị giữ hàng (SKU) tại nhiều địa điểm vận chuyển khác nhau (tức là SKUL). Do sản phẩm có thể được vận chuyển từ 25 nhà máy trở lên và các trung tâm phân phối từ khắp nơi trên thế giới, nên việc phải xây dựng kế hoạch nhu cầu hàng tuần cho hơn 100 SKULs trong khung thời gian 50 tuần - hoặc 5 triệu các yếu tố lập kế hoạch.
- Yêu cầu bổ sung hàng tồn kho thành phẩm cho 25 địa điểm vận chuyển trở lên cũng sẽ dẫn đến hàng triệu số lượng các yếu tố lập kế hoạch.
- Kế hoạch/ lịch trình sản xuất với thành phần và nhu cầu nguyên vật liệu tương ứng của 15 nhà máy trở lên cũng sẽ yêu cầu hàng triệu số yếu tố lập kế hoạch.
Cho rằng có thể có tổng số hơn 10 triệu yếu tố lập kế hoạch cần được tạo, cùng với thực tế là việc lập kế hoạch dựa trên ràng buộc có thể cần được thực hiện bằng các thuật toán tính toán chuyên sâu, hầu như không thể đối với một nhà sản xuất trong danh sách Fortune 500 để hỗ trợ quy trình SNOP theo cách thủ công chỉ với công nghệ bảng tính. Điều này đúng ngay cả khi quy trình SNOP được thực hiện ở cấp sản phẩm tổng hợp được thu nhỏ lại, điều này thường được thực hiện để làm cho nó dễ quản lý hơn.
- Kiến trúc công nghệ
Quá trình SNOP cần được hỗ trợ bởi ba loại ứng dụng phần mềm: 1) Lập kế hoạch phía cầu (Demand-side Planning Systerm) 2) Lập kế hoạch phía cung ứng (Supply-side Planning System) và 3) SNOP workbench. Các thành phần và kiến trúc công nghệ lập kế hoạch cung-cầu tích hợp cho chúng được hiển thị trong Hình trên. Nó mô tả cách các thành phần cần được tích hợp với nhau, cũng như với các hệ thống kinh doanh theo định hướng giao dịch khác như Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), Hệ thống Thực thi Sản xuất (MES) và Lập kế hoạch Yêu cầu Vật liệu (MRP). Các thành phần cho từng phần hành trong 3 loại ứng dụng phần mềm được mô tả dưới đây:
- Demand-side Planning System - Hệ thống lập kế hoạch bên cầu:
Các thành phần hệ thống này hỗ trợ việc phát triển kế hoạch nhu cầu và dự báo cơ sở "không bị giới hạn" được sử dụng làm đầu vào phía nhu cầu cho quá trình SNOP. Do đó, DN cần cho phép người dùng hệ thống tạo dự báo thống kê dựa trên các biến nội sinh và ngoại sinh khác nhau, chẳng hạn như kế hoạch Tiếp thị và Bán hàng phản ánh các chiến dịch khuyến mại, giới thiệu sản phẩm mới, hành động định giá và các yếu tố thay đổi trong môi trường cạnh tranh, có tác động theo yêu cầu trong tương lai. Sau đó, họ kết hợp thông tin thị trường vào các dự báo đường cơ sở. Mặt khác, hệ thống "Demand Collaborator" nắm bắt, tập hợp và xử lý thông tin thị trường thu thập được từ nhiều các nguồn, chẳng hạn như từ nhân viên bán hàng và tiếp thị tại hiện trường, cũng như từ các khách hàng hạ nguồn chia sẻ dữ liệu dự báo nhu cầu của họ hoặc tham gia vào các chương trình kiểm kê đồng quản lý như Vendor Managed Inventory (VMI) and Lập kế hoạch cộng tác, Dự báo và Bổ sung (Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment - CPFR). Để tạo điều kiện thu thập thông tin từ các vị trí từ xa và các nguồn bên ngoài như khách hàng, " Demand Collaborator " thường dung trên web-based để có thể tận dụng Internet để truyền thông tin xung quanh.
- Supply-side Planning System - Hệ thống lập kế hoạch từ phía cung:
Các thành phần hệ thống này hỗ trợ việc phát triển các kế hoạch cung ứng được sử dụng làm đầu vào từ phía cung cho quá trình SNOP. Do đó, chúng giúp tạo ra các kế hoạch tồn kho, sản xuất và mua sắm được tuân theo để đáp ứng tốt nhất các dự báo nhu cầu cơ bản "không bị giới hạn". Những kế hoạch này có thể dẫn đến việc hỗ trợ một nhu cầu "hạn chế dự báo khi khả năng cung ứng không đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng mong đợi. Vai trò của hệ thống " Distributed Requirements Planning - Quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch yêu cầu phân phối (DRP)" là hỗ trợ người dùng đưa ra nhu cầu bổ sung hàng tồn kho dự kiến của các kho thành phẩm, chẳng hạn như kho tiếp xúc với khách hàng và các kho tập trung có thể bổ sung chúng. Trong môi trường nguồn cung cấp hạn chế, hệ thống " Multi- facility Advanced Planning and Scheduling - (APS)" được sử dụng để tạo ra các kế hoạch chính xác hơn giải quyết các hạn chế về năng lực nhà máy và phân phối, cũng như cho bất kỳ sự thiếu hụt nào về các thành phần, vật liệu và các tài nguyên sản xuất. Hệ thống " Inventory Optimizer - Trình tối ưu hóa Kho" giúp người dùng đặt mục tiêu hàng tồn kho trong quá trình SNOP nhằm cân bằng tối ưu các mục tiêu dịch vụ khách hàng với tồn kho thành phần, vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Cuối cùng, hệ thống "Supply Collaborator" được sử dụng để nắm bắt, tập hợp và xử lý khả năng cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như từ nhân viên mua hàng và nhà cung cấp thượng nguồn, bao gồm cả các nhà sản xuất theo hợp đồng. Để tạo thuận lợi cho việc thu thập thông tin từ các địa điểm từ xa và các nguồn bên ngoài, " Supply Collaborator " thường dựa được dùng trên web-based để có thể tận dụng Internet để truyền thông tin đi khắp nơi.
- SNOP Workbench:
Thành phần hệ thống này hỗ trợ hai loại thông tin cần thiết để chia sẻ trong các cuộc họp SNOP chức năng chéo. Đầu tiên, bằng cách sử dụng workbench, tạo bảng điều khiển để hiển thị vô số số liệu mô tả nguồn cung theo kế hoạch so với tình hình nhu cầu "không bị giới hạn". Chúng bao gồm các chỉ số từ phía cung ứng như công suất sử dụng dự kiến của nhà máy, tình trạng thiếu năng lực sản xuất và tình trạng thiếu hụt/ dư thừa thành phần quan trọng; cũng như các chỉ số từ phía nhu cầu như nhu cầu khách hàng chưa được đáp ứng dự kiến và lượng đơn đặt hàng tồn đọng của khách hàng dự kiến. Chức năng bảng điều khiển cũng cho phép những người tham gia SNOP nhanh chóng thực hiện các phân tích giả định về những thay đổi tiềm năng đối với kế hoạch cung và /hoặc cầu. (Vì việc tái tạo hoàn chỉnh tất cả các kế hoạch cung - cầu thường mất quá nhiều thời gian, nên các phân tích giả sử không thể bao gồm toàn bộ tất cả các hệ thống cung và cầu, và một phương pháp gia tăng thường là cần thiết. Ví dụ: một công ty chất bán dẫn mà tôi đã nói chuyện cho biết phải mất 12 giờ để chạy hệ thống lập kế hoạch cung ứng của họ - chắc chắn là quá lâu để hỗ trợ các loại phân tích điều gì xảy ra trong cuộc họp SNOP. Một loại thông tin thứ hai cần thiết trong quá trình SNOP là mức độ hiệu quả quá trình nó đang hoạt động. Do đó, việc sử dụng workbench, scorecards của các Chỉ số hoạt động chính (KPI) phản ánh quá trình SNOP đã hoạt động tốt như thế nào sẽ thúc đẩy quá trình học hỏi và cải tiến theo thời gian. Một số KPI này bao gồm các chỉ số như độ chính xác của dự báo nhu cầu, phương sai so với dự báo cơ sở và tuân thủ cả kế hoạch cung và cầu đã đưa ra trước đó.
Như thể hiện trong Hình, hệ thống lập kế hoạch phía cung và cầu cần phải được tích hợp và đồng bộ để cho chúng ta thấy sự thay đổi về nhu cầu hoặc kế hoạch cung ứng có thể được phản ánh nhanh chóng thông qua bức tranh tổng thể về cung-cầu. SNOP workbench cũng cần được tích hợp và đồng bộ với các thành phần này và các thành phần lập kế hoạch khác để bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong kế hoạch trong hoặc giữa các cuộc họp SNOP cũng có thể được phản ánh trong bức tranh cung-cầu.
- Off-the-Shell Technology
Phần lớn kiến trúc công nghệ được mô tả ở trên có sẵn dưới dạng các ứng dụng lập kế hoạch chuỗi cung ứng có sẵn trên thị trường ngày nay. Đa số trong đó - chủ yếu là hệ thống lập kế hoạch Bên cầu và Bên cung - được tiếp thị bởi các nhà cung cấp phần mềm ERP lớn đã hỗ trợ các ứng dụng Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) của họ trong 5 năm qua, cũng như từ các nhà cung cấp phần mềm SCM đặc biệt chịu trách nhiệm về những đổi mới ban đầu trong việc phát triển và tiếp thị phần mềm lập kế hoạch chuỗi cung ứng.
Tuy nhiên, các chức năng SNOP workbench có sẵn ít khả dụng hơn. Một số nhà cung cấp phần mềm ERP và SCM đang bắt đầu cung cấp một số chức năng cần thiết. Các nhà cung cấp phần mềm Business Intelligence (BI) có thể tạo ra nhiều dạng dashboards và scorecards như một phần của SNOP workbench, nhưng thường không đưa ra kế hoạch Bên cầu và Bên cung các thành phần.
Bạn có cần tất cả các thành phần của kiến trúc công nghệ S&OP đã thảo luận ở trên không? Chắc là không :) .
Ở phần 3 của loạt bài SNOP này, tôi sẽ đưa ra một công cụ dự đoán có thể được sử dụng để giúp bạn cải thiện quy trình SNOP của mình bằng cách đánh giá công ty của bạn đang ở giai đoạn nào của "Mô hình SNOP Maturity – SNOP Maturity Model" cũng như những thay đổi quy trình có thể cần được thực hiện để cải thiện. Và chính những thay đổi trong quy trình này sẽ quyết định các loại phần mềm – công nghệ nào mà DN cần áp dụng. Hãy nhớ rằng, các quy trình kinh doanh quyết định các công nghệ hỗ trợ mà một DN cần để cải thiện chuỗi cung ứng! Quay lại bài 1 nếu bạn cần biết những yếu tố nền tảng về Quy trình Lập kế hoạch Bán hàng và Hoạt động (S&OP) nha!
Hãy liên hệ ngay với FPT chúng tôi để tìm hiểu thêm về chủ đề và phương pháp ứng dụng công nghệ cho việc Lập kế hoạch bán hàng và hoạt động S&OP - Tối ưu hoá chuỗi cung ứng của mình nhé
ThanhLTT6
